Gaat u zorgvuldig om met digitale dossiers?

20-10-2017
Tags: Mr. , Alblas , NWK , Cyber & data risks verzekering

Tot voor kort werd binnen de advocatuur voornamelijk gewerkt met fysieke dossiers dan wel stukken. Als gevolg van de digitalisering raken steeds meer fysieke bescheiden naar de achtergrond. Neem alleen al de ontwikkelingen bij de rechtbank, zoals digitaal procederen. Hoe gaat u met dossiers en andere informatie om? Waar slaat u deze op? Op een eigen server of in de cloud?

Een eigen server
Beschikt u over een server in eigendom? Dan wilt u weten hoe veilig uw gegevens zijn en welke gegevens ontbreken wanneer u onverhoopt moet terugvallen op een back-up. Maak hierover duidelijke afspraken met uw IT-leverancier.

In de cloude
De ontwikkeling die wij veelal binnen de advocatuur zien, is dat er is gekozen voor opslag in de cloud. Heel begrijpelijk, want de voordelen zijn legio. Het werkt eenvoudig en u kunt overal en altijd bij uw bestanden en gegevens. Mocht uw apparatuur crashen, dan heeft dit geen invloed op de opgeslagen bestanden en gegevens. Toch zijn er ook nadelen! U geeft uw bestanden en gegevens in bewaring bij een derde. Hoe gaat deze partij met uw gegevens om? Hoe is de beveiliging verzorgd? In welke gevallen mag de clouddienstverlener u de toegang tot de data ontzeggen? Wat als de clouddienstverlener failliet gaat?

Zorg dat u altijd toegang houdt tot uw data
Retentierecht op data kan niet worden uitgeoefend. Desondanks is ons advies om een back-up te maken van de belangrijkste data. Dit kan op uw eigen systeem of het systeem van een onafhankelijke derde. Daarnaast zijn, ondanks de digitalisering, bepaalde fysieke bescheiden onmisbaar. Ga daar dus zorgvuldig mee om. Kom met uw clouddienstverlener overeen dat u altijd de beschikbaarheid houdt tot de data en leg dit ook vast. Tot slot willen wij u het advies geven om de terugval op een back-up te testen. Laat u niet verassen, wees voorbereid!
Heeft u vragen? De gespecialiseerde adviseurs van NWK vertellen u graag meer over de risico’s die u loopt bij het uitoefenen van uw vak als advocaat of notaris. U bereikt ons op telefoonnummer 033-464 13 40 of per e-mail via info@nwk.nl.


  Peter Alblas is accountmanager


 

  Dit artikel is verschenen in Mr. 10 2017

© 2017 Niehoff Werning & Kooij | Disclaimer | Realisatie: WebNL